Cyd-destun
Asiantaeth Mabwysiadu a Maethu Gwirfoddol yw Cymdeithas Plant Dewi Sant. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu eich dyddiad personol a pharchu eich dymuniadau o ran cadw eich gwybodaeth yn ddiogel. Ein nod yw bod yn glir ynghylch pryd y byddwn yn casglu eich dyddiad a pheidio â gwneud unrhyw beth ag ef na fyddech yn ei ddisgwyl yn rhesymol. Pwrpas yr hysbysiad hwn yw eich helpu i ddeall pa ddyddiad personol rydym yn ei gasglu, sut rydym yn ei ddefnyddio a sut rydym yn ei storio.
Mae Cymdeithas Plant Dewi Sant yn Elusen Gofrestredig (Rhif Cofrestru 509163) ac yn gwmni cyfyngedig trwy Warant (Caerdydd Gofrestredig 1546688).
- Gwasanaeth Mabwysiadu Dewi Sant yw enw brand gwasanaeth mabwysiadu Cymdeithas Plant Dewi Sant.
- Gwasanaeth Maethu Dewi Sant yw enw brand gwasanaeth maethu Cymdeithas Plant Dewi Sant.
- The Cymdeithas Maethu a Mabwysiadu (AFA) Cymru yw enw brand gwasanaeth cynghori, hyfforddi ac ymgynghori Cymdeithas Plant Dewi Sant.
Bydd unrhyw ddyddiad personol a gesglir yn cael ei ddefnyddio a’i gadw yn unol â gofynion Deddf Diogelu Data 2018 a gofynion diogelu data o dan GDPR y DU ac unrhyw ddeddfwriaeth neu reoliad olynol.
O dan Ddeddf Diogelu Data 2018 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol 2018, Cymdeithas Plant Dewi Sant yw'r 'rheolydd data' ac mae'n gyfrifol am sicrhau bod data personol a gedwir amdanoch chi yn cael ei ddefnyddio at y dibenion a nodir yn yr hysbysiad hwn.
Pam rydym yn casglu eich gwybodaeth?
Rydym yn casglu gwybodaeth bersonol gennych chi drwy unrhyw un o’n gwasanaethau er mwyn:
- Proseswch eich rhoddion neu daliadau eraill, i hawlio cymorth rhodd ar eich rhoddion a gwirio trafodion ariannol.
- Cofrestrwch eich caniatâd ar gyfer cyswllt i ddarparu gwasanaethau, nwyddau neu wybodaeth/deunydd arall y gofynnir amdanynt.
- Cyfathrebu â chi am weithgareddau codi arian.
- I gefnogi eich gweithgareddau codi arian.
- Ymateb i ymholiad, cwestiwn neu gŵyn.
- Cofrestrwch eich presenoldeb neu gefnogaeth i ddigwyddiad.
- Cadwch gofnod o'ch perthynas â ni.
- Rheoli eich dewisiadau cyfathrebu yn barhaus.
- Cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol, polisïau a gweithdrefnau.
- Bodloni gofynion archwilio ariannol.
- Deall sut y gallwn wella ein gwasanaethau, cynnyrch neu wybodaeth.
Rydym yn defnyddio’r data a ddarparwch i adeiladu perthynas gadarnhaol a phersonol gyda chi, gan ddarparu’r wybodaeth rydych ei heisiau pan fyddwch ei heisiau, a’ch cynnwys yn ein gwaith a datblygiad ein gwasanaethau yn y dyfodol mewn ffordd sy’n berthnasol i chi, yn benodol mewn perthynas â chodi arian.
Pa wybodaeth rydyn ni'n ei chasglu?
Mae'r math o wybodaeth rydym yn ei chasglu a sut rydym yn ei defnyddio yn amrywio yn dibynnu ar pam yr ydych yn ei darparu. Gall gynnwys:
- Teitl ac enw
- Rhyw
- Dyddiad Geni.
- Cyfeiriad post,
- Cyfeiriad ebost.
- Rhif ffôn/rhif ffôn symudol,
- Gwybodaeth ariannol a roddwch i ni wrth wneud taliad neu rodd, gan gynnwys gwybodaeth am eich statws Rhodd Cymorth, gan gynnwys manylion gofal credyd/debyd.
- Gwybodaeth a roddir wrth lenwi ffurflenni caniatâd.
- Gwybodaeth a roddir wrth lenwi ffurflen ar-lein.
- Manylion cyswllt Perthynas Agosaf os yn cymryd rhan mewn her.
- Mae angen manylion i ddarparu deunyddiau megis maint crys-t.
- Enw a chyfeiriad y cyflogwr.
- Cofnodion o ohebiaeth gyda ni.
- Cofnodion o hanes rhoddion.
- Gwybodaeth anadnabyddadwy am eich ymweliad â'n gwefan, gan gynnwys gwybodaeth dechnegol fel eich cyfeiriad IP
- Unrhyw wybodaeth arall a ddarperir gennych chi sy'n berthnasol i'ch perthynas â ni, er enghraifft eich cymhellion dros gefnogi ein gwaith.
Gall hyn gynnwys data sensitif rydych chi wedi'i ddarparu i ni, fodd bynnag, dim ond os yw'n berthnasol y byddwn ni'n cadw'r data hwn. Nid ydym fel arfer yn casglu categorïau arbennig o ddata am ein cefnogwyr, nac at ddibenion marchnata, oni bai bod rheswm clir dros wneud hynny (h.y. efallai y byddwn ni'n gofyn am eich iechyd pan fyddwch chi'n archebu lle ar ddigwyddiad i wneud yn siŵr ein bod ni'n darparu cefnogaeth a chyfleusterau priodol).
Sut ydyn ni'n casglu gwybodaeth?
Rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch pan fyddwch yn cofrestru fel hyrwyddwr codi arian, yn gwneud cyfraniad neu daliad, yn cofrestru ar gyfer her, digwyddiad codi arian, yn gwneud cais i gael eich cynnwys ar ein rhestr bostio rhannu gwybodaeth codi arian neu fel arall yn rhoi eich gwybodaeth bersonol i ni.
Gallai hyn fod yn bersonol, trwy e-bost, trwy ein gwefan, trwy Just Giving (neu wefannau cyfatebol) a byddwn yn llenwi ein ffurflenni caniatâd. Rydym hefyd yn casglu gwybodaeth pan fyddwch yn cwblhau arolygon yn wirfoddol ac yn rhoi adborth. Cesglir defnydd gwefan hefyd gyda'ch caniatâd trwy gwcis.
A yw Gwasanaeth Mabwysiadu Dewi Sant yn cael casglu'r wybodaeth hon?
Pan fyddwn yn casglu ac yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol, rydym yn gwneud yn siŵr ein bod yn cadw at o leiaf un o’r seiliau cyfreithiol sydd ar gael i ni o dan Gyfraith Diogelu Data.
- Caniatâd - Rydym yn cael eich caniatâd i gasglu a defnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddiben a hysbyswyd yn flaenorol, megis anfon e-bost atoch, neu ddarparu'r wybodaeth neu'r gwasanaethau yr ydych wedi gofyn amdanynt. Rydym yn dibynnu ar ganiatâd fel y sail gyfreithiol i gyfathrebu â'n cefnogwyr a chleientiaid trwy e-bost a/neu neges destun.
- Rhwymedigaeth gyfreithiol - Mewn rhai amgylchiadau efallai y byddwn yn prosesu neu’n datgelu eich gwybodaeth oherwydd bod rhwymedigaeth gyfreithiol arnom i wneud hynny – er enghraifft pan fo’n gyfreithiol ofynnol i ni gadw manylion eich trafodiad at ddibenion Rhodd Cymorth neu dreth.
- Llog cyfreithlon - Credwn fod gan y bobl sy’n cefnogi ein gwaith ddiddordeb mewn derbyn diweddariadau achlysurol gennym ni, a dyna pam rydym yn dibynnu ar y sail gyfreithiol budd cyfreithlon i anfon cyfathrebiadau marchnata uniongyrchol atynt. Rydym hefyd yn dibynnu ar y sail gyfreithiol budd cyfreithlon i gynnal ymchwil i ddeall a thargedu ein cefnogwyr a’r rhai sydd â diddordeb yn ein gwasanaethau yn well, i fonitro gyda phwy rydym yn delio a chynnal gwiriadau diwydrwydd dyladwy i liniaru yn erbyn risgiau posibl i’n hasiantaethau a defnyddwyr gwasanaeth, fel yn ogystal â chynnal a gweinyddu ein cronfa ddata a systemau codi arian.
Mae gennym fuddiant sefydliadol cyfreithlon i wneud hyn ac rydym yn ei gydbwyso yn erbyn eich hawliau unigol, gan wneud yn siŵr ein bod yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol mewn ffordd ac at ddiben y byddech yn rhesymol yn ei ddisgwyl yn unig ac nad yw’n amharu ar eich preifatrwydd neu’ch dewisiadau a fynegwyd yn flaenorol.
Sut mae’r data’n cael ei ddefnyddio a phwy fydd yn ei weld?
Cedwir eich gwybodaeth o fewn system ddiogel Dewi Sant Microsoft Office 365 ac mae'n parhau i fod yn gyfrinachol. Ein nod yw sicrhau bod rheolaethau priodol ar waith i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. Rydym yn sicrhau bod ein rhwydwaith a'n gwefannau yn cael eu diogelu a'u monitro'n rheolaidd. Mae Cymdeithas Plant Dewi Sant wedi'i hardystio dan y cynllun Cyber Essentials.
Rydym yn defnyddio’r manylion rydych wedi’u rhoi i ni, ar y cyd â’r seiliau cyfreithiol uchod ac unrhyw ddewisiadau marchnata, i anfon gwybodaeth atoch am ein gwaith hanfodol, y gwasanaethau rydym yn eu cynnig sy’n berthnasol i chi ac unrhyw gyfleoedd sy’n berthnasol i chi.
Dim ond drwy e-bost, post neu ffôn y byddwn yn cysylltu â chi am ein gwaith a sut y gallwch gefnogi Dewi Sant, yn unol â'ch dewisiadau. Os nad ydych wedi rhoi caniatâd, efallai y byddwn yn anfon gwybodaeth atoch am ein gwaith a sut y gallwch ein cefnogi trwy e-bost o dan fuddiannau cyfreithlon.
Mae eich dymuniadau yn bwysig i ni
Rydym yn addo y byddwn bob amser yn cyfathrebu â chi yn unol â'ch dymuniadau. Eich dewis chi bob amser yw a ydych chi'n cael gwybodaeth am sut rydyn ni'n codi arian a'r ffyrdd y gallwch chi gymryd rhan.
Gallwch newid sut rydym yn defnyddio'r wybodaeth a ddarparwyd gennych ar unrhyw adeg drwy roi gwybod i ni. Os nad ydych chi eisiau clywed gennym ni mae hynny'n iawn hefyd.
Cysylltwch â'n Rheolwr Datblygu Busnes ar 02920 667007 neu anfonwch e-bost at fundraisingsupport@stdavidscs.org i newid neu ddiwygio eich dewisiadau cyfathrebu, neu ofyn i beidio â chysylltu â chi mwyach.
Gyda phwy rydyn ni'n rhannu'ch gwybodaeth?
Nid ydym yn gwerthu nac yn rhannu eich manylion personol i drydydd parti at ddibenion codi arian neu farchnata. Fodd bynnag, rydym yn defnyddio cyflenwyr trydydd parti i gyflawni rhai gwasanaethau ar ein rhan, e.e., prosesu taliadau cerdyn, rheoli tudalennau codi arian ar-lein, cymryd archebion digwyddiadau ac ati. Yn yr amgylchiadau hyn nid ydym yn rhoi unrhyw hawliau i'r sefydliadau hyn ddefnyddio'ch gwybodaeth ac eithrio i ddarparu gwasanaethau i ni yn unol â'n cyfarwyddiadau ac unrhyw gytundebau sydd gennym ar waith. Rydym yn cymryd gofal i sicrhau bod gan ein cyflenwyr trydydd parti bolisïau a gweithdrefnau priodol ar waith i reoli eich data yn ddiogel wrth weithio ar ein rhan.
Dolenni ar ein gwefan
Gall ein gwefannau gynnwys dolenni i wefannau trydydd parti. Bydd gan y gwefannau trydydd parti hyn eu polisïau preifatrwydd eu hunain felly, os dilynwch ddolen i unrhyw un o’r gwefannau hyn, gwnewch eich hun yn ymwybodol o’u polisïau preifatrwydd cyn cyflwyno unrhyw ran o’ch gwybodaeth bersonol gan nad ydym yn derbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd am breifatrwydd. polisïau neu brosesau trin data pobl eraill.
Trosglwyddo gwybodaeth dros y rhyngrwyd
Er gwaethaf ein holl ragofalon i ddiogelu ein gwefan a'n rhwydwaith ni ellir gwarantu y bydd unrhyw drosglwyddiad data dros y rhyngrwyd 100% yn ddiogel. Felly, er ein bod yn ymdrechu i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol, ni allwn warantu diogelwch unrhyw ran o’r wybodaeth y byddwch yn ei datgelu i ni ar-lein a hoffem dynnu eich sylw eich bod yn gwneud hynny ar eich menter eich hun.
Pa mor hir ydyn ni'n cadw'ch gwybodaeth?
Rydym yn storio eich gwybodaeth dim ond cyhyd ag sy'n angenrheidiol a/neu yn gyfreithiol ofynnol ar gyfer y gweithgaredd perthnasol. Bydd eich caniatâd yn parhau’n ddilys am 7 mlynedd o’r dyddiad y gwnaethoch ei ddarparu. Bydd eich caniatâd a’ch dewisiadau cyfathrebu yn cael eu cofnodi ar ein systemau, a byddwch yn derbyn cyfathrebiadau ysgrifenedig a/neu electronig yn unol â’ch dymuniadau. Gallwch newid neu dynnu eich caniatâd yn ôl unrhyw bryd.
Rydym yn cadw gwybodaeth fel eich enw, cyfeiriad a hanes rhoddion am 7 mlynedd o'ch rhodd ddiwethaf er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau treth ac archwilio.
Ni fyddwn yn defnyddio eich manylion at ddibenion codi arian neu farchnata os ydych wedi nodi nad ydych yn dymuno derbyn y cyfathrebiad hwn ar y pwynt rhoi neu os byddwch yn tynnu eich caniatâd yn ôl yn ddiweddarach. Fodd bynnag, byddwn yn cadw gwybodaeth fel eich enw, cyfeiriad a hanes rhoddion yn ein cronfa ddata at ddibenion archwilio ariannol ac i sicrhau na fyddwn yn postio atoch yn y dyfodol os ydych wedi gofyn i ni beidio â chysylltu â chi am 7 mlynedd cyn eich data. yn cael ei ddinistrio.
Cadw eich data yn ddiogel
Mae'r wybodaeth a roddwch yn amodol ar fesurau a gweithdrefnau diogelwch trwyadl i sicrhau na ellir ei gweld. Rydym wedi rhoi mesurau ffisegol ac electronig priodol ar waith (gan gynnwys ardystiad Cyber Essentials), polisïau diogelwch a gweithdrefnau rheoli i ddiogelu a diogelu data personol yr ydym yn ei storio rhag mynediad heb awdurdod, defnydd amhriodol, newid, dinistrio anghyfreithlon neu ddamweiniol neu golled ddamweiniol.
Dim ond personél awdurdodedig fydd â mynediad at eich gwybodaeth bersonol. Mae rhwymedigaeth gytundebol ar yr holl bersonél sydd â mynediad at eich data personol i barchu cyfrinachedd eich data personol.
Eich hawliau i’ch gwybodaeth bersonol
O dan Ddeddf Diogelu Data 1998 mae gennych hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch ac i gywiro unrhyw wallau. Mae gennych hefyd hawl i ofyn i ni ddileu eich gwybodaeth bersonol, gofyn i ni gyfyngu ar ein prosesu o’ch gwybodaeth, neu wrthwynebu prosesu eich gwybodaeth a chyflwyno cwyn.
Os dymunwch arfer yr hawliau hyn gofynnwn i chi brofi pwy ydych gyda dau ddarn o brawf adnabod cymeradwy. Cyfeiriwch geisiadau at y Prif Swyddog Gweithredol, Cymdeithas Plant Dewi Sant, Lambourne House, Parc Busnes Llanisien, Caerdydd, CF14 5GL a byddwn yn ymateb o fewn 40 diwrnod i dderbyn eich cais ysgrifenedig a'ch ID wedi'i gadarnhau. Rhowch gymaint o wybodaeth â phosibl am natur eich cyswllt â ni i'n helpu i ddod o hyd i'ch cofnodion.
Beth os ydw i'n anhapus?
Gallwch gael rhagor o wybodaeth am eich hawliau data personol drwy fynd i'r Wybodaeth
Gwefan Swyddfa'r Comisiynydd (ICO) yn https://ico.org.uk/your-data-matters/.
I gael rhagor o gyngor annibynnol am ddiogelu data, a’ch hawliau data personol, gallwch gysylltu â:
Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth – Cymru
2il Llawr, Ty Churchill
Ffordd Churchill
Caerdydd:
CF10 2HH
Ffôn: 02920 678400
Ffacs: 02920 678399
E-bost: Wales@ico.gov.uk
Gwefan: www.ico.org.uk
Sut i newid y ffordd rydym yn cysylltu â chi
Gallwch newid sut rydym yn defnyddio'r wybodaeth rydych wedi'i rhoi i ni ar unrhyw adeg drwy roi gwybod i ni. Os nad ydych am glywed gennym, mae hynny hefyd yn iawn. Ffoniwch 02920 667007 neu e-bostiwch fundraisingsupport@stdavidscs.org i newid neu ddiwygio eich dewisiadau cyfathrebu, neu ofyn i ni beidio â chysylltu â chi mwyach.
Newidiadau i'r polisi hwn
Diweddarwyd y polisi hwn ddiwethaf ym mis Ebrill 2024. Mae’n bosibl y byddwn yn diweddaru telerau’r polisi hwn unrhyw bryd, felly cofiwch ei wirio o bryd i’w gilydd. Byddwn yn eich hysbysu am newidiadau sylweddol yn y ffordd yr ydym yn trin gwybodaeth bersonol trwy anfon hysbysiad i'r prif gyfeiriad e-bost yr ydych wedi'i ddarparu i ni neu drwy osod hysbysiad amlwg ar ein gwefan.
